档案收集归档工作的要求

发布时间:2015-09-06 08:31:56

一、文件材料归档的原则

归档的文件材料是指本单位自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录;各部门负责所形成的文件材料的收集、整理,并按要求向档案部门归档;档案部门负责文件材料归档工作的指导、监督和检查。

 

二、文件材料归档范围

(一)单位在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围。

(二)归档文件材料的来源:单位内部形成的文件材料;引进项目、外购设备等带来的文件材料;上级机关下发与单位有关的文件材料。

(三)归档文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

 

三、文件材料归档时间

(一)管理型文件材料一般应在办理完毕后的第二年五月份前归档。

(二)科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档。

(三)外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记,安装调试后归档。

(四)外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。

(五)会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档,保管一年后向档案部门移交。

(六)电子文件逻辑归档实时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一致。

(七)磁带、照片及底片、胶片、实物等形成的文件材料应在工作结束后及时归档。

(八)下列文件材料应随时归档:变更、修改、补充的文件材料;内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料;其他临时活动中形成的文件材料。

 

四、文件材料归档要求

(一)整理归档的文件材料应遵循文件材料形成的规律,保持其有机联系,并符合有关标准、规范要求。

(二)归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。

(三)非纸质文件材料应与其文字说明一并归档;外文材料若有汉译文的应与汉译文一并归档,无译文的要译出标题后归档。

(四)具有永久、长期保存价值的电子文件,必须形成一份纸质文件归档。

(五)归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。

(六)归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持一致性。

(七)两个以上单位合作完成的项目,主办单位保存全套文件材料,协办单位保存与承担任务相关的正本文件。有合同,协议规定的,按其要求执行。

(八)各部门的兼职档案员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况,整理完毕并编制移交清册,由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。档案部门接受时应全面检查归档文件材料的质量。

(九)交接双方应认真核对移交清册,并履行签字手续,移交清册各留一份以备查考。

 

五、文件材料归档责任

(一)各部门应设立兼职档案员,同时明确本部门档案业务的责任科室,负责《文件材料归档范围》中涉及本部门的文件材料的归档。

(二)部门联合工作形成的文件材料由牵头部门负责文件材料的归档。

(三)各部门应建立文件材料归档责任追究制度。不按要求归档的追究当事人或部门的责任。

 

 

 

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